4 keer per jaar wordt er op de zorgboerderij een inspraakbijeenkomst georganiseerd door en voor familie en/of andere 1e contactpersonen. Er is een vaste voorzitter, er worden notulen gemaakt en er is een regelement. Tijdens een bijeenkomst komen de laatste ontwikkelingen binnen de zorgboerderij ter sprake. Ook is er gelegenheid voor de aanwezigen om vragen te stellen, ideeën in te brengen of andere kwesties aan de orde te stellen. Deze inspraakmomenten zijn bedoeld om vanuit een positieve gedachte onze zorgverlening nog beter af te stemmen op de zorgvraag van onze bewoners. De informatie, welke wordt besproken tijdens de bijeenkomsten, dienen over het algemeen belang te gaan. Voor het bespreken van persoonlijke zorginhoudelijke onderwerpen, zal er altijd een persoonlijke afspraak gemaakt worden met de zorgcoördinator.

Medezeggenschap

Door regelmatig overleg met de Familieraad kan de directie zich op de hoogte stellen van wat er leeft aan wensen en eventueel commentaar onder de familieleden of naasten van de bewoners.
Door het in een vroeg stadium betrekken van de Familieraad bij voorgenomen wijzigingen in beleid of organisatie, kan de directie draagvlak creëren bij het eventuele uitvoeren van die plannen.
Anderzijds kan de directie zich laten inspireren door nuttige ideeën, die naar voren kunnen komen vanuit de Familieraad.
Het primaire doel van medezeggenschap is dat familie en naasten meer betrokken raken bij het reilen en zijlen van de organisatie. Medezeggenschap is dus een prima recept voor een betrokken en tevreden Familieraad.

Het vormgeven van de medezeggenschapsfunctie van de Familieraad

Medezeggenschap is dus meer dan het aanbieden en ontvangen van informatie. Het betekent ook het uitbrengen van adviezen door de Familieraad op het beleid van de organisatie. Het is de taak van de directie om de Familieraad hiertoe in staat te stellen door het tijdig (dus nog in de conceptfase) aanleveren van beleidsstukken. Ook het co-creëren van beleid, ofwel het reeds aan de start van de conceptfase een afvaardiging van de Familieraad betrekken bij de ideeontwikkeling, behoort tot de mogelijkheden.

De adviesfunctie van de Familieraad

Waaraan te denken waarop advies door de Familieraad uitgebracht kan worden? Voor de hand liggend zijn natuurlijk het beleidsplan, begroting, het jaarlijks op te stellen jaarverslag, kwaliteitsplan. De Familieraad kan kijken of er genoeg personeel is. Als dat niet zo is kan de Familieraad er een gesprek over voeren met de directie. De Familieraad kan meepraten over het instrument om de cliëntervaringen te meten zoals bv een tevredenheidsonderzoek. De uitkomsten worden gedeeld met de Familieraad.

Verdere functie van de Familieraad

In de praktijk blijkt het eveneens van belang dat familie en naasten gelegenheid hebben om hun ervaringen uit te wisselen. Let wel: de Familieraad is geen klachtenorgaan, maar kan wel eventuele klachten verzamelen. Als blijkt dat meer bewoners en/of naasten ontevreden zijn kan de Familieraad dit met de directie bespreken en vragen om een oplossing.

Randvoorwaarden voor het functioneren van de Familieraad

Om de medezeggenschapsfunctie vorm en inhoud te kunnen geven, is het belangrijk dat de Familieraad een onafhankelijk functionerend orgaan is binnen de organisatie.
Dit betekent dat de directie als gewaardeerde partner aanwezig is bij de vergaderingen van de Familieraad, maar niet zelf functies als voorzitter en verslaglegger kan vervullen.
Van de directie mag wel verlangd worden dat zij de Familieraad faciliteert door het bieden van vergaderaccommodatie en het beschikbaar stellen van consumpties.
Voor de inhoudelijke kwaliteit van de vergaderingen en het kwalitatief goed functioneren van de Familieraad is het van belang dat de Familieraad bestaat uit een niet te grote maar wel vaste groep van vertegenwoordigers van de bewoners. Fluctuering van de samenstelling van de Familieraad werkt remmend op de kwaliteit van werken van de Raad. In een beknopt Huishoudelijk Reglement kunnen hierover afspraken worden vastgelegd.

Huishoudelijk Reglement Familieraad

  1. Iedere contactpersoon kan zelf zitting nemen in de Familieraad of 1 persoon als diens vertegenwoordiger benoemen voor minimaal 1 jaar.
  2. De Familieraad benoemt uit de aangemelde contactpersonen of vertegenwoordigers een voorzitter en een verslaglegger, beiden voor een maximale zittingsduur van 4 jaar. Herbenoeming behoort tot de mogelijkheden.
  3. De Familieraad vergadert minimaal 4x per jaar. De vergaderdata worden voor aanvang van ieder kalenderjaar vastgelegd.
  4. De directie draagt zorg voor het tijdig aanleveren van benodigde informatie en stukken.
  5. Voorzitter en verslaglegger streven er naar om de agenda 10 dagen voor de vergadering toe te sturen en de verslaglegging inclusief afsprakenlijst binnen 3 weken na de vergadering.
  6. De Familieraad nodigt de directie uit voor haar bijeenkomsten.